Versie: 20 februari 2026

Van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van klanten en partners

1. Wie zijn wij

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door:

Dolphin Publications B.V.
Nieuwe Linie 10
5264 PJ  Vught
Nederland
KvK: 78432197

E-mail: info@dolphin.pub

Dolphin Publications B.V. is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van overeenkomsten met klanten en partners.

Deze verklaring is specifiek gericht op klanten, partners en andere zakelijke relaties van Dolphin Publications B.V. Voor de verwerking van persoonsgegevens van bezoekers van onze websites verwijzen wij naar de privacyverklaringen op de betreffende websites.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij

In het kader van onze zakelijke dienstverlening verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens van contactpersonen bij klanten en partners:

• Naam en functietitel
• Zakelijk e-mailadres
• Zakelijk telefoonnummer
• Naam en adresgegevens van de organisatie
• Btw-nummer en KvK-nummer van de organisatie
• Facturatie- en betalingsgegevens
• Communicatie in het kader van de opdracht, waaronder e-mails en offertes
• Deelnamegegevens bij fysieke events zoals roundtables

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst of die wij hebben ontvangen in het kader van onze zakelijke relatie.

3. Waarom verwerken wij deze gegevens

Dolphin Publications B.V. verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

3.1 Uitvoering van de overeenkomst

Wij verwerken persoonsgegevens voor de uitvoering van overeenkomsten met klanten en partners. Dit omvat onder meer het opstellen en versturen van offertes en facturen, de uitvoering van overeengekomen diensten zoals contentproducties, campagnes en events, en de communicatie die daarvoor noodzakelijk is.

3.2 Wettelijke verplichting

Wij zijn op grond van de Nederlandse belastingwetgeving verplicht facturen en financiële administratie gedurende zeven jaar te bewaren. In dat kader verwerken wij ook de daarin opgenomen persoonsgegevens.

3.3 Gerechtvaardigd belang

Na afloop van een overeenkomst bewaren wij contactgegevens van klanten en partners in ons CRM-systeem op basis van ons gerechtvaardigd belang als bedrijf om zakelijke relaties te onderhouden. Dit omvat het informeren van contactpersonen over relevante events zoals roundtables, en het doen van gerichte commerciële communicatie zoals uitnodigingen voor nieuwe diensten. Wij wegen dit belang steeds af tegen het belang van de betrokkene en bieden altijd de mogelijkheid om bezwaar te maken.

4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens

Dolphin Publications B.V. hanteert de volgende bewaartermijnen:

• Financiële gegevens en factuurgegevens: 7 jaar na afloop van het boekjaar, conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.
• Contactgegevens in ons CRM-systeem: zolang er een actieve zakelijke relatie bestaat of zolang er een gerechtvaardigd belang is voor het onderhouden van die relatie. Betrokkenen kunnen te allen tijde bezwaar maken tegen verdere bewaring.
• Communicatie in het kader van een opdracht: maximaal 2 jaar na afronding van de opdracht, tenzij langere bewaring noodzakelijk is in het kader van een geschil of wettelijke verplichting.

5. Met wie delen wij uw gegevens

Dolphin Publications B.V. deelt persoonsgegevens alleen met derden voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Wij maken gebruik van de volgende verwerkers:

5.1 Teamleader

Wij gebruiken Teamleader als CRM-systeem voor relatiebeheer, offertebeheer en projectadministratie. Teamleader is een Belgische dienst die persoonsgegevens verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Met Teamleader is een verwerkersovereenkomst gesloten.

5.2 Twinfield (Wolters Kluwer)

Wij gebruiken Twinfield voor onze financiële administratie en facturatie. Twinfield is een dienst van Wolters Kluwer en verwerkt gegevens binnen de EER. Met Twinfield is een verwerkersovereenkomst gesloten.

5.3 Belastingdienst en andere overheidsinstanties

Indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn, verstrekken wij persoonsgegevens aan de Belastingdienst of andere bevoegde autoriteiten.

5.4 Geen verkoop van gegevens

Dolphin Publications B.V. verkoopt persoonsgegevens niet aan derden en deelt deze niet met derden voor commerciële doeleinden van die derden.

6. Beveiliging

Dolphin Publications B.V. neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking. Dit omvat onder meer het gebruik van beveiligde verbindingen, toegangsbeveiliging en het beperken van toegang tot persoonsgegevens tot medewerkers die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

7. Uw rechten

Als betrokkene heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen, voor zover dit niet in strijd is met een wettelijke bewaarplicht.
• Recht op beperking van verwerking: u kunt verzoeken de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van gerechtvaardigd belang, waaronder het gebruik van uw contactgegevens voor commerciële communicatie.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: u kunt verzoeken uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen.

U kunt uw verzoek indienen via info@dolphin.pub. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek. Indien u van mening bent dat uw rechten niet correct worden nageleefd, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

8. Wijzigingen in deze verklaring

Dolphin Publications B.V. behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is beschikbaar op dolphin.pub. Bij wezenlijke wijzigingen zullen wij actieve klanten en partners hierover informeren.

9. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:

Dolphin Publications B.V.
Nieuwe Linie 10
5264 PJ  Vught
Nederland
E-mail: info@dolphin.pub